Bẫy năng suất mang tên AI

Mỗi sáng, Angela Tangas, CEO Oliver, công ty marketing ứng dụng AI thuộc tập đoàn quảng cáo Brandtech, có trụ sở chính ở London (Anh), nhận bản tổng hợp tin tức do AI chuẩn bị theo lĩnh vực và khách hàng bà quan tâm.

Trước một cuộc gặp, bà còn đưa hồ sơ khách hàng cùng mục tiêu cuộc trò chuyện cho AI, sau đó yêu cầu công cụ nhập vai để mô phỏng những tình huống có thể xảy ra.

Pamela Maynard, Giám đốc chuyển đổi AI phụ trách khách hàng và đối tác tại Microsoft, tập đoàn công nghệ có trụ sở tại Mỹ, sử dụng AI gần giống “chánh văn phòng”. Công cụ nắm lịch làm việc, ưu tiên và giới hạn cá nhân, từ đó sắp xếp tuần làm việc, chuẩn bị thông tin và nhắc những vấn đề cần chú ý.

Đây là nhóm mà Financial Times gọi là những người sử dụng AI thành thạo nhất tại công sở. Họ không chỉ mở chatbot khi cần viết email hay tìm thông tin, mà dùng AI cho gần như toàn bộ quy trình làm việc.

Người giỏi AI tiết kiệm 8 tiếng làm việc/tuần

Theo báo cáo Work Trend Index 2026 (tạm dịch: Chỉ số Xu hướng Công việc 2026) của Microsoft, khoảng 16% trong số 20.000 người dùng AI được khảo sát tại 10 thị trường thuộc nhóm sử dụng AI thành thạo nhất. Họ thường giao cho AI những quy trình nhiều bước, thiết kế lại cách làm việc và chia sẻ kinh nghiệm với đồng nghiệp.

Tại Lewis Silkin, hãng luật có trụ sở tại Anh, luật sư Jordan Quartey dùng Harvey, công cụ AI chuyên cho ngành pháp lý, để tập hợp tư vấn trước đây, quyết định và các chuỗi email liên quan đến khách hàng. Nhờ vậy, anh có thể tự phân tích sâu hơn trước khi phải tìm đến đồng nghiệp nhiều kinh nghiệm.

Ivan Zhao, đồng sáng lập kiêm CEO Notion, công ty phần mềm năng suất có trụ sở tại Mỹ, ví cách làm việc cũ như ban nhạc diễu hành, khi mọi người phải theo đúng đội hình. Khi AI đảm nhiệm việc lặp lại, nơi làm việc có thể giống một ban nhạc jazz hơn, khi con người dành thời gian cho tranh luận, ứng biến và phát triển ý tưởng.

Nhờ AI tổng hợp thông tin, công ty phần mềm năng suất có thể cắt bớt các cuộc họp cập nhật tiến độ. Ảnh: @notionhq.

Boston Consulting Group (BCG), công ty tư vấn quản lý toàn cầu có trụ sở tại Mỹ, cũng ghi nhận thay đổi tương tự. Trong khảo sát gần 12.000 nhân viên và lãnh đạo tại hơn 10 thị trường, 74% nhân viên tuyến đầu cho biết họ dùng AI hàng ngày hoặc vài lần mỗi tuần. Trong nhóm dùng thường xuyên, 42% nói AI giúp tiết kiệm ít nhất 8 tiếng mỗi tuần, tương đương một ngày làm việc.

Tuy nhiên, người dùng AI thành thạo thường dùng thời gian tiết kiệm được cho những việc cần tương tác, phán đoán và ra quyết định, thay vì đơn thuần nhận thêm việc.

Pamela Maynard cho biết AI có thể chuẩn bị tài liệu trước cuộc họp, tổng hợp các vấn đề cần lưu ý và tự viết phần tóm tắt sau khi cuộc họp kết thúc. Nhờ vậy, khi mọi người ngồi cùng nhau, họ không phải mất thời gian đọc lại thông tin hay cập nhật tiến độ, mà có thể tập trung vào thảo luận, cố vấn nhân sự, xử lý bất đồng hoặc ra quyết định.

Tại Notion, AI cũng được dùng để tổng hợp những thông tin như sản phẩm vừa ra mắt hay kết quả bán hàng trong tuần. Những cuộc họp chỉ để báo cáo tình hình, vì thế có thể được cắt bớt. Phần thời gian còn lại được dành cho các cuộc trao đổi trực tiếp, chẳng hạn cùng đồng nghiệp bàn nhanh một ý tưởng mới hoặc thảo luận sâu hơn về cách phát triển sản phẩm.

Giải phóng thời gian, nhưng không giảm áp lực

AI giúp nhân viên tiết kiệm thời gian, nhưng nhiều doanh nghiệp chưa biết nên dùng phần thời gian đó vào đâu. Theo BCG, 66% người được hỏi cho biết họ nhận được rất ít hoặc không có hướng dẫn, còn hơn một nửa vẫn chưa dành thời gian tiết kiệm cho những công việc quan trọng hơn.

Nếu doanh nghiệp chỉ lấp khoảng trống bằng việc thêm nhiệm vụ, AI có thể khiến nhân viên làm nhanh hơn nhưng chưa chắc khiến công việc tốt hơn.

Berry Diepeveen, đối tác cấp cao tại BCG, cảnh báo nếu AI tạo ra lượng nội dung gấp 5-15 lần rồi chuyển tất cả cho con người kiểm tra, gánh nặng xử lý chỉ chuyển từ máy sang người.

Khoảng 67% người trong khảo sát BCG cho biết AI đã nhận các nhiệm vụ đơn giản hơn, để lại cho họ phần việc phức tạp hơn. Gần một nửa phải dành thêm thời gian kiểm tra, sửa kết quả hoặc hướng dẫn AI, còn 41% nói thời gian dành cho việc ra quyết định tăng lên.

Người thành thạo AI tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần, trong khi những người khác chịu áp lực phải nhanh chóng bắt kịp công nghệ. Ảnh minh họa: Felicity Tai/Pexels.

Vì vậy, AI có thể cùng lúc làm công việc nhẹ hơn và nặng đầu hơn. Hơn 2/3 người dùng thường xuyên nói hài lòng hơn với công việc, nhưng 41% cũng cho biết áp lực tinh thần tăng.

Áp lực theo kịp AI cũng đè nặng lên những người chưa sử dụng công nghệ này thành thạo.

Khảo sát của Visier, công ty phân tích dữ liệu nhân sự có trụ sở tại Canada, cho thấy gần một nửa nhân viên Mỹ được hỏi từng phóng đại mức độ sử dụng hoặc năng lực AI. 45% cảm thấy phải chứng minh mình đang tận dụng AI dù chưa thực sự tự tin.

Microsoft cũng ghi nhận 65% người dùng AI lo sẽ tụt lại nếu không nhanh chóng thích nghi, trong khi chỉ 26% cho rằng lãnh đạo công ty có định hướng AI rõ ràng và nhất quán.

Điều này cho thấy ở nhiều công ty, nhân viên đang học cách dùng AI nhanh hơn tốc độ doanh nghiệp thích nghi với công nghệ này.

Áp lực còn đến từ việc tiêu chuẩn công việc tăng theo AI. Theo BCG, 72% người được khảo sát nói công nghệ đã thay đổi những kỹ năng họ được kỳ vọng phải có, nhưng chỉ 36% cảm thấy được đào tạo đầy đủ. 60% cho biết tiêu chuẩn để một sản phẩm công việc được xem là “đủ tốt” cũng cao hơn trước.

Khi AI ngày càng làm được các việc cơ bản, con người sẽ phải tập trung hơn vào những phần máy khó thay thế như phán đoán, ra quyết định, giao tiếp và chịu trách nhiệm.

Vì vậy, câu hỏi không còn chỉ là ai dùng AI nhiều hơn, mà là ai biết việc gì nên giao cho AI và việc gì cần giữ lại cho con người.