HTX nhỏ chuyển đổi số: Bắt đầu từ nhu cầu thực tế

Truy xuất nguồn gốc, quản lý vùng nguyên liệu, kiểm soát chất lượng và đáp ứng yêu cầu của đối tác đang đặt ra những đòi hỏi ngày càng cao đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh của HTX. Khi quy mô hàng hóa tăng lên, cách quản lý chủ yếu dựa vào ghi chép thủ công sẽ bộc lộ hạn chế, nhất là trong việc tổng hợp dữ liệu, kiểm soát quy trình và truy xuất thông tin khi cần thiết.

Chuyển đổi số vì thế không còn là câu chuyện riêng của những HTX lớn. Tuy nhiên, với các đơn vị quy mô nhỏ, bài toán không nằm ở việc đầu tư bao nhiêu thiết bị hay sử dụng bao nhiêu phần mềm, mà là lựa chọn công nghệ nào phù hợp với năng lực tài chính, nhân lực và nhu cầu thực tế.

“Mèo nhỏ bắt chuột nhỏ”

Thực tế, nếu xây dựng kế hoạch chuyển đổi số quá lớn, vượt xa khả năng tài chính và năng lực vận hành, HTX dễ rơi vào tình trạng thiếu vốn, thiếu người sử dụng hoặc đầu tư xong nhưng không khai thác hiệu quả. Ngược lại, bắt đầu từ những khâu thiết yếu, từng bước mở rộng khi nhu cầu phát sinh có thể giúp HTX giảm áp lực chi phí và hạn chế rủi ro.

Câu chuyện của HTX Thảo dược Phùng Thị Mùi, xã Bình An, tỉnh Tuyên Quang là một ví dụ về cách tiếp cận này.

Tháng 3/2024, chị Phùng Thị Mùi thành lập HTX Thảo dược Phùng Thị Mùi (xã Bình An, tỉnh Tuyên Quang ) đảm nhận vai trò Giám đốc. HTX thu mua, sơ chế và cung ứng các đặc sản địa phương như măng khô, ốc rừng, mật ong và dược liệu khô, từng bước xây dựng thương hiệu, đưa nông sản quê hương đến với khách hàng ở nhiều địa phương.

Với nhiều sản phẩm dược liệu và măng rừng, thành viên HTX trực tiếp thu hái, sau đó sơ chế, phơi khô tự nhiên và đóng gói. các sản phẩm này không sử dụng chất bảo quản. Việc giới thiệu rõ nguồn gốc và cách thức sản xuất cũng là cơ sở để HTX tạo dựng niềm tin với người mua.

Chị Mùi chia sẻ một trong những công đoạn chế biến măng - phơi khô tự nhiên không sử dụng hóa chất của HTX. 

Trong điều kiện một HTX còn non trẻ, nguồn lực đầu tư hạn chế, chị Mùi không bắt đầu bằng những phần mềm quản trị phức tạp. Chiếc điện thoại trở thành công cụ quan trọng để chị Mùi ghi lại quá trình thu hái, sơ chế, đóng gói và giới thiệu sản phẩm trên mạng xã hội.

Những video chân thực, gần gũi được đăng tải trên trang Facebook cá nhân của chị, hiện có hơn 1,2 triệu lượt theo dõi, thu hút hàng triệu lượt xem. Thông qua nội dung video, khách hàng không chỉ biết đến sản phẩm mà còn có thêm thông tin về vùng đất, con người và cách thức tạo ra sản phẩm. Nhiều người chủ động liên hệ đặt mua, giúp HTX mở rộng khả năng tiếp cận thị trường mà không phải phụ thuộc hoàn toàn vào các kênh phân phối truyền thống.

Từ hoạt động quảng bá trên nền tảng số, HTX từng bước mở rộng đầu ra cho sản phẩm, tạo việc làm thường xuyên cho 8 lao động địa phương với thu nhập 7–10 triệu đồng/người/tháng. Chị Mùi hiện còn là đại biểu HĐND xã Bình An, tỉnh Tuyên Quang, nhiệm kỳ 2026–2031.

Trường hợp HTX Thảo dược Phùng Thị Mùi cho thấy chuyển đổi số không nhất thiết phải bắt đầu bằng một khoản đầu tư lớn. Với đơn vị có sản phẩm đặc trưng, câu chuyện sản xuất rõ ràng và khả năng tiếp cận khách hàng qua mạng xã hội, việc tận dụng các nền tảng sẵn có có thể là bước đi phù hợp. Khi lượng đơn hàng tăng, HTX có thể tính đến công cụ quản lý bán hàng, theo dõi tồn kho và chuẩn hóa dữ liệu để kiểm soát hoạt động tốt hơn.

Chuyển đổi số là việc nên làm sớm

Nếu HTX Thảo dược Phùng Thị Mùi cho thấy cách tận dụng nền tảng số để mở rộng thị trường, HTX Nông lâm nghiệp Vạn An, xã Khánh Yên, tỉnh Lào Cai, lại là trường hợp phát triển công nghệ gắn với chuỗi sản xuất, chế biến và tiêu thụ dược liệu.

Với khoảng 5 năm hoạt động, HTX tập trung xây dựng vùng nguyên liệu theo hướng an toàn sinh học, hạn chế tối đa việc sử dụng hóa chất, hướng tới bảo vệ sức khỏe người tiêu dùng và môi trường. Các loại cây dược liệu, thảo mộc như hoa hồng, hoa cúc, gừng, sả, chè dây, nghệ, ý dĩ… được lựa chọn phù hợp với điều kiện khí hậu vùng cao, góp phần đa dạng hóa cây trồng và nâng cao hiệu quả sử dụng đất.

HTX tổ chức liên kết sản xuất theo chuỗi giá trị, từ cung ứng giống, hướng dẫn kỹ thuật, giám sát quy trình đến bao tiêu sản phẩm cho người dân với giá ổn định.

Cùng với phát triển vùng nguyên liệu, HTX từng bước ứng dụng phần mềm vào quản lý sản xuất, thu hoạch và bán hàng; đồng thời đầu tư nhà xưởng, máy móc phục vụ chế biến dược liệu. Hệ thống thiết bị bán tự động giúp HTX chủ động hơn trong quá trình chế biến, kiểm soát chất lượng và nâng cao giá trị sản phẩm.

Người lao động trong HTX Nông lâm nghiệp Vạn An đang đóng gói các túi trà. 

Các mặt hàng chủ lực của HTX gồm trà viên, trà túi lọc, tinh dầu và nhiều sản phẩm từ thảo mộc phục vụ nhu cầu chăm sóc sức khỏe, làm đẹp. Việc chế biến tại chỗ giúp HTX gia tăng giá trị nông sản, thay vì chỉ tiêu thụ nguyên liệu thô.

Theo bà Ngân Thị Trang, Giám đốc HTX Vạn An: Đơn vị lấy sức khỏe người tiêu dùng làm trung tâm, coi chất lượng sản phẩm là yếu tố quyết định uy tín và sự phát triển lâu dài. Vì vậy, công nghệ cần gắn với việc kiểm soát quy trình và chất lượng, chứ không chỉ dừng lại ở khâu quảng bá, bán hàng.

Ở đầu ra, HTX đẩy mạnh bán hàng qua livestream và các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Sendo, Alibaba. Fanpage với hơn 8.000 lượt theo dõi được duy trì để giới thiệu sản phẩm, tương tác với khách hàng và quảng bá thương hiệu. Những kênh này mở rộng cơ hội tiếp cận người mua, giúp HTX chủ động hơn trong kết nối cung – cầu và giảm sự phụ thuộc vào các khâu trung gian.

Bắt đầu từ nhu cầu, không phải thiết bị

Tại Diễn đàn chuyển đổi  số trong HTX: Từ dữ liệu sản xuất đến mở rộng thị trường do Tạp chí Kinh doanh tổ chức mới đây, ông Nguyễn Hoàng Linh, Giám đốc HTX Nghiên cứu ứng dụng và phát triển Nông nghiệp thông minh cho rằng bước đầu tiên trong chuyển đổi số không phải là mua sắm thiết bị mà là thay đổi tư duy và xây dựng lộ trình thực hiện rõ ràng. Sau khi xác định nhu cầu và lộ trình, HTX mới nên khảo sát các nhà cung cấp, so sánh chi phí, tính năng và khả năng đáp ứng để lựa chọn giải pháp phù hợp. Cách làm này giúp tránh tình trạng chạy theo công nghệ hoặc đầu tư theo phong trào.

Cùng quan điểm về đầu tư đúng trọng tâm, ông Nguyễn Thanh Mộng, Giám đốc SORIMACHI Nhật Bản tại Việt Nam, cho rằng mỗi HTX cần xác định khâu đang gây khó khăn lớn nhất để lựa chọn công cụ tương ứng. Theo khảo sát của SORIMACHI mà ông Mộng dẫn lại, có 73% HTX mong muốn kết nối dữ liệu kế toán với phần mềm bán hàng.

Từ thực tế đó, HTX nên giải quyết từng vấn đề cụ thể: Nếu khó khăn nằm ở kế toán thì ưu tiên phần mềm kế toán; nếu cần minh bạch nguồn gốc sản phẩm thì tập trung vào giải pháp truy xuất; nếu đơn hàng tăng và khó kiểm soát thì xem xét phần mềm quản lý bán hàng. Không nhất thiết triển khai tất cả cùng lúc.

Diễn đàn chuyển đổi  số trong HTX: Từ dữ liệu sản xuất đến mở rộng thị trường do Tạp chí Kinh doanh tổ chức .

Ông Mộng cũng lưu ý, với ngân sách khoảng 200–300 triệu đồng, HTX có thể cân nhắc dành khoảng 5–10% cho phần mềm công nghệ, tùy nhu cầu và điều kiện cụ thể. Phần nguồn lực còn lại cần được tính toán cho con người, đào tạo kỹ năng và chuẩn hóa quy trình.

Trong điều kiện nguồn lực hạn chế, HTX không nhất thiết phải tự xây dựng phần mềm hay đầu tư một hệ thống riêng. Các đơn vị có thể ưu tiên nền tảng dùng chung, thuê dịch vụ công nghệ và chỉ đầu tư riêng khi thực sự cần thiết. Đồng thời, cần chú ý khả năng kết nối, liên thông dữ liệu theo các tiêu chuẩn áp dụng, cũng như quyền truy cập, xuất và sử dụng dữ liệu của chính mình, tránh phụ thuộc quá mức vào một nhà cung cấp.

Thực tế cho thấy, chuyển đổi số không có một công thức chung cho mọi HTX. Có đơn vị nên bắt đầu từ quảng bá sản phẩm trên mạng xã hội; có đơn vị cần ưu tiên quản lý đơn hàng, kế toán, tồn kho. Trong khi những HTX sản xuất theo chuỗi cần chú trọng dữ liệu vùng nguyên liệu, quy trình và truy xuất nguồn gốc...

Điểm chung là phải xuất phát từ nhu cầu thực tế, xác định mục tiêu có thể đo lường và lựa chọn giải pháp phù hợp với nguồn lực. Khi nền tảng ban đầu vận hành hiệu quả, HTX tiếp tục mở rộng, kết nối dữ liệu và đầu tư những công nghệ chuyên sâu hơn.

Với HTX nhỏ, chuyển đổi số không phải cuộc đua về thiết bị hay phần mềm, mà là quá trình thay đổi cách tổ chức và quản lý hoạt động. Bắt đầu từ việc nhỏ nhưng đúng trọng tâm, kết hợp công nghệ với con người và quy trình, các HTX có thể từng bước nâng cao hiệu quả sản xuất, mở rộng thị trường và tạo nền tảng phát triển bền vững.

Thanh Vân