Không ít doanh nghiệp khá tự tin khi đối mặt với tranh chấp. Họ cho rằng, lãnh đạo đã giao việc đúng quy trình, pháp chế từng cảnh báo rủi ro, kế toán đã kiểm tra kỹ, còn nhân sự phụ trách quả quyết đối tác đã đồng ý bằng lời nói. Mỗi người nhớ một phần của quá trình, nhưng khi cần chứng minh, hồ sơ lại gần như trống rỗng.
Một văn bản được nhân viên soạn thảo, phòng ban chuyên môn kiểm tra, kế toán đối chiếu số liệu, người phụ trách ký nháy rồi chuyển lên bàn người có thẩm quyền cao nhất. Sau vài lần lật giở, chữ ký cuối cùng được đặt xuống.