Với số lượng hàng trăm công văn đến và đi mỗi ngày, chưa kể các văn bản lưu hành nội bộ, nếu chỉ quản lý, lưu trữ theo kiểu truyền thống thì công việc của nhân viên văn thư - bảo mật mất rất nhiều thời gian. Tuy nhiên, từ khi được trang bị thiết bị máy móc hiện đại, ứng dụng quy trình chuyển đổi số, công tác quản lý văn bản, tài liệu của nhân viên văn thư - bảo mật ở nhiều đơn vị bảo đảm khoa học, chính quy hơn.